Veel bedrijven zijn afhankelijk van de data en informatie in hun Microsoft Dynamics NAV, AX en/of CRM systemen. Gemakkelijke toegang tot deze gegevens is van cruciaal belang en het hebben van de juiste tools levert grote voordelen op voor een bedrijf. Business Intelligence (BI) software zoals Jet Professional, Jet Enterprise, Microsoft Power BI of TARGIT BI zijn oplossingen die op hoog niveau rapportages uit uw databasesystemen bieden.
Wat doen deze Business Intelligence systemen?
De genoemde BI-oplossingen stellen bedrijven in staat om gemakkelijk waardevolle dashboards, analyses en rapportages te creëren waarin gegevens gemakkelijk en snel geanalyseerd en gerapporteerd kunnen worden. De dashboards worden gebruikt voor het monitoren van trends, het optimaliseren van KPI’s en het verstrekken van real-time feedback omtrent de prestaties van de organisatie. De flexibele analyse- en rapportage-oplossingen zorgen ervoor dat uw data gecentraliseerd is en uw gebruikers een compleet beeld van het bedrijf hebben. Hierdoor kunnen ze snel, doeltreffend en effectief reageren op uitdagingen en kansen.
Het belangrijkste kenmerk van de verschillende oplossingen is dat ze gemaakt zijn om met Microsoft Dynamics samen te werken. Belangrijk hierbij is dat u rapportages kunt maken met uw gegevens uit NAV, AX, CRM en/of andere bronnen. De oplossingen bieden mogelijkheden om data centraal te verzamelen en ordenen. Zo kunnen medewerkers ook trends, KPI’s en real-time feedback gebruiken.
Uitdagingen in de organisatie
Volgens een onderzoek van Gartner is de verwachting dat binnen twee jaar elke organisatie ‘iets’ wil doen rondom Advanced Analytics met Self Service Delivery. Maar veel bedrijven staan nog voor een grote uitdaging. Niet alleen de medewerkers moeten met hun tijd mee, maar ook de organisatie en IT-systemen hebben vaak nog een vertaalslag nodig.
ERP-systemen blijken niet geschikt voor rapportages en dashboarding. En hoe vindt integratie plaats met de rest van de organisatie? BI is immers geen onderwerp meer dat alleen de IT-afdeling aangaat. Welke doelen kunnen worden gesteld als het gaat om omzet, marge en tijdsbestek en hoe maakt u de ROI inzichtelijk?
Daarnaast hebben veel organisaties tegenwoordig een manier gevonden om hun data op eigen wijze te verwerken en te presenteren. De betrokken medewerkers vinden het moeilijk om hun kennis en eigen ‘knutselen’ met data uit handen te geven.
Ten slotte spelen ook cultuurverschillen een rol. Dat geldt zeker voor organisaties met vestigingen in meerdere landen.
Plan van aanpak
Hoe overkomt u deze uitdagingen? Als startpunt is het van belang dat u bepaalt waar u als organisatie naar toe wilt groeien. Waar staat u als het gaat om BI en welk type gebruikers heeft u?
Door het positioneren van de kenmerken strategie, organisatie, proces, data, technologie, gebruikers en cultuur ontstaat een beeld van uw huidige situatie. Deze schets wordt de Roadmap Intelligence Organization (RIO) genoemd.
Het werken met de RIO zorgt ervoor dat BI niet alleen als een verzameling tools wordt gezien, maar juist als toepassing waarbij de hele organisatie wordt betrokken. Aan de hand van de beschreven kenmerken en het type gebruikers wordt vastgesteld wat een reële ambitie is voor de organisatie. Dit wordt het uitganspunt van het project.
Het type gebruikers kan worden opgedeeld in de volgende groepen:
- Guided Analytics: Gebruikers die werken met standaard rapportages en dashboards. Dit is de grootste groep.
- Existing Data Design: Gebruikers die werken met dezelfde standaard rapportages en dashboards, maar ook met standaard datasets en daar vrijelijk nieuwe rapportages en dashboards mee kunnen maken. Deze nieuwe rapportages en dashboards worden als standaard vrijgegeven aan de Guided Analytics groep zodra ze daar rijp voor zijn.
- Data Discovery: Gebruikers die werken met dezelfde mogelijkheden als de bovenstaande groep maar deze kunnen aanvullen met allerlei andere (Big) data zoals bijvoorbeeld weer- of geografische informatie. Op basis van die gegevens kunnen ze vrijelijk nieuwe rapportages en dashboards maken. Deze nieuwe rapportages en dashboards worden als standaard vrijgegeven aan de andere twee groepen zodra ze daar rijp voor zijn. Dit is de kleinste groep.
Kernwoorden van de Prodware aanpak voor het projectverloop zijn: ‘korte trajecten’, ‘kleine stapjes’, ‘agile’ en ‘pragmatisch’.
Front-end tools
Uiteindelijk moet een keuze gemaakt worden voor de juiste tools. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen front-end en back-end tools. Een front-end tool geeft direct de gewenste informatie aan de gebruikers. Het is de tool die zorgt voor visualisatie van de gegevens uit de datasets van de back-end tool. Een back-end tool is gemaakt om datasets te definiëren en te onderhouden en zorgt meestal ook voor het updaten van die datasets.
Jet Professional van Prodware partner Jet Reports is een gebruiksvriendelijke front-end tool voor Microsoft Dynamics NAV, waarmee u snel rapporten kunt maken. Het voordeel van Jet Professional, een toevoeging aan Excel, is dat u in tegenstelling tot standaard Excel rapporten wel online kunt publiceren en verversen in de Jet Web Portal.
Een andere front-end oplossing is Power BI van Prodware partner Microsoft (in Web en App vorm). Met Power BI is het mogelijk om zeer goed uitziende analyses en rapporten te maken zowel rechtstreeks op Microsoft Dynamics AX, NAV en CRM als op vele andere databronnen en te delen met andere gebruikers.
De derde tool is TARGIT BI Suite van Prodware partner TARGIT. Deze tool, vergelijkbaar met Power BI, gaat nog een stuk verder als het gaat over Data Governance, Data Services en In Memory Databases om uw analyses en rapportages op te baseren.
Back-end tools
Bij de back-end tools kan gekozen worden voor Visual Studio, Power BI (desktop) of Jet Enterprise. De keuze voor de juiste tools wordt altijd medebepaald in combinatie met de databronnen die beschikbaar zijn, de RIO schets en de levels of self service. Middels een gestructureerde aanpak kan Prodware u verder helpen met de verbetering van uw BI-omgeving op een zodanige wijze dat resultaten snel geleverd worden en een snel inzetbare Business Intelligence oplossing geboden wordt die direct een Return on Investment (ROI) oplevert.
Bent u benieuwd hoe de verschillende tools tegemoet komen aan uw BI-behoeften?
Prodware heeft een bewezen track record met betrekking tot het implementeren en ondersteunen van Business Intelligence oplossingen en heeft de expertise om u te adviseren en helpen met de beste ervaringen ten aanzien van de voor u meest geschikte combinatie van BI en Microsoft Dynamics NAV, AX en/of CRM.
Meer informatie vindt u op onze website. U kunt ook onze andere blogs over Business Intelligence lezen.
