Alle organisaties die producten of diensten leveren en deze factureren, hebben steeds meer te maken met contracten. Over het algemeen worden er in organisaties, naarmate ze groter worden en er meer specialismes ontstaan, steeds meer contracten afgesloten door verschillende partijen. Het gevolg is een gebrek aan overzicht met alle gevolgen van dien.
Contractmanagement wordt steeds complexer
Naast contracten die afgesloten worden voor het gebruik van producten (bijvoorbeeld autolease) is het steeds vaker zo dat contracten worden afgesloten rondom dienstverlening (bijvoorbeeld onderhoud). Zeker wanneer organisaties te maken hebben met een combinatie van bulk (veel kleine contracten) en maatwerk (grote contracten met complexe afspraken) en producten en diensten, worden de processen rondom het contractmanagement steeds belangrijker en complexer. Daar komt nog bij dat klanten vragen om steeds meer individuele afspraken.
Als contractmanager wilt u alle afspraken goed kunnen vastleggen en ervoor zorgen dat ze zoals afgesproken worden nagekomen. Dit is waar geautomatiseerd contractmanagement u helpt. Lees hieronder verder over de voordelen die automatisering van contracten biedt.
De voordelen van geautomatiseerd contractmagement
1 Reductie aantal manuele handelingen
Contracten bevatten vaak een periodiek facturatiemoment. Voor u en uw organisatie kan dit dus herhaaldelijk een grote belasting qua aantal manuele handelingen met zich meebrengen. En denk eens aan prijsindexering. Hoeveel tijd en geld zal u besparen als uw systemen zo zijn ingericht dat ze kunnen door- en terugrekenen?
2 Automatische controle
Wanneer werkzaamheden die u uitvoert, gerelateerd zijn aan contracten, is er vaak zogenaamde contractdekking van toepassing. Wat valt er wel onder een contract en wat niet? Hierbij is het zeer wenselijk dat de dekking automatisch verwerkt wordt op de uitgevoerde werkzaamheden. Wanneer uw systeem dit controleert in de opgeslagen contracten, kunt u uw facturen direct doorzetten aan uw klant. En dat bespaart u wederom tijd en geld.
3 Geschiedenis te allen tijde inzichtelijk
Het komt voor dat contracten gewijzigd worden of er zaken aan worden toegevoegd. Wanneer dit gebeurt, wilt u te allen tijde kunnen achterhalen wie, wat, wanneer en waarom heeft aangepast. Zeker op het moment dat dit financiële consequenties heeft. Wanneer u gebruikmaakt van geautomatiseerd contractmanagement is deze informatie eenvoudig terug te halen en in te zien. U kunt zich weer bezighouden met uw kerntaken in plaats van administratie.
4 Gemakkelijk doorbelasten
Het is mogelijk dat u tegelijkertijd contracten hebt lopen voor te leveren producten en diensten en voor af te nemen producten en diensten. Zeker op het moment dat u de aan u geleverde diensten weer doorverkoopt, is het belangrijk dat beide zaken gedekt zijn. Dit scenario zien we vaak terug bij organisaties die als leverancier zelf niet alle diensten in een contract kunnen afdekken. Een voorbeeld is een onderhoudsbedrijf dat een bedrijfspand onderhoudt, maar geen kennis heeft van de slagboom en daar zelf een contract voor afsluit met een derde organisatie. Geautomatiseerd contractmanagement ondersteunt dit naadloos.
5 Visuele weergave winstgevendheid
Aan een contract dat afgesloten wordt, zijn zowel kosten als opbrengsten verbonden. Voor de winstgevendheid van contracten is het van groot belang dat deze gezamenlijk inzichtelijk zijn. Bij geautomatiseerd contractmanagement is het mogelijk een weergave van uw winstgevendheid te visualiseren. Zo bent u beter in staat de juiste beslissingen voor de toekomst te nemen.
Meer weten? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Wij ondersteunen u graag bij het automatiseren van uw contractmanagement.
