Velen die voor nieuwe ERP-software kiezen zijn eerder betrokken geweest bij softwareprojecten. Ze herinneren zich vast nog de dromerige visie die hen voorgeschoteld werd door de softwareverkoper, en koesterden de verwachting dat de geboden oplossing al hun problemen als sneeuw voor de zon zou laten smelten. Het implementatieproces zou soepel verlopen en het leven zou plotseling prachtig zijn. Hoe anders was de werkelijkheid vaak. Uit enquêtes is gebleken dat ongeveer 75% van de software-implementaties ofwel niet aan de overeengekomen doelstellingen voldeed, dan wel het budget drastisch overschreden werd, of de implementatie pas ver voorbij de beoogde go-live datum voltooid was.

Hoe kunnen we er anders gezegd voor zorgen dat onze nieuwe software-oplossing tot de 25% succesvolle implementaties gaat behoren? Laten we daartoe eerst onder ogen zien wat de belangrijkste reden voor al die mislukte projecten is. Dit is een slecht begrepen kloof tussen uw zakelijke behoeften en de functionaliteiten en opties van de nieuwe oplossing. Het resultaat is dat de software niet voldoet aan de verwachtingen van de gebruiker en niet het gewenste en verwachte zakelijke voordeel oplevert. Veel van de bedrijven uit de categorie waar 75% van de implementaties mislukte vielen ten prooi aan een software-schoonheidswedstrijd; ze lieten een stoet van softwareleveranciers in een kort tijdsbestek tijd oplossingen demonstreren, en kochten de oplossing die ze het mooiste vonden. Ze trouwden zogezegd haastig…

Voorselectie van leveranciers

Een bewezen manier om uw kansen op het selecteren van de juiste oplossing te maximaliseren zit hem onder andere in een gestructureerde voorselectie van leveranciers. Dit kan vrij gemakkelijk worden gedaan aan de hand van een beknopte vragenlijst (RFI) omtrent de functionaliteiten op het belangrijkste niveau, de ervaring van de leverancier in de markt, een achtergrondonderzoek naar de leverancier inzake o.a. grootte, omgang met hun vaardigheden, en financiële stabiliteit. Na het maken van zo’n shortlist kunt u veel meer tijd aan minder potentiële leveranciers besteden.

Zorg dat er overeenstemming wordt bereikt over de reikwijdte van het project en de specifieke kenmerken van de voorwaarden. Het zou ideaal zijn als u elke stap van elk proces in uw bedrijf documenteert. Een complete lijst met eisen moet evenwel minimaal zijn. Zeker bij grotere, complexe projecten is dit een serieuze aangelegenheid; een waarbij externe ondersteuning uiteindelijk zijn vruchten afwerpt. Elke potentiële leverancier dient duidelijk te maken hoe hun oplossing kan voldoen aan alle geïdentificeerde eisen en moet duidelijke aangeven of er out-of-the-box aan kan worden voldaan, dan wel na enkele wijzigingen of aanvaardbare omleidingen. Ten slotte moet een reeks goed gedocumenteerde Business Scenarios (bedrijfsscenario’s) worden gebruikt om de conclusies van elke leverancier te valideren middels gedetailleerde workshops die meerdere dagen in beslag kunnen nemen.

Gemiddeld werken bedrijven 7 tot 10 jaar met de software voor hun core business voor ze tot verandering overgaan. Een grondig onderzoek naar de provider en een goed begrip van de risico’s en gevolgen indien deze zich terugtrekt uit uw markt of ophouden te bestaan dient heel serieus te worden genomen als u een relatie van die lengte aangaat.

Checklist ERP-software:

  1. Begrijpen en documenteren van uw wensen en zakelijke doelstellingen
  2. Vraag leveranciers om te beschrijven hoe hun oplossing voldoet aan de voorwaarden
  3. Gedetailleerde werkelijke business-scenario’s als bewijs voor de redenering
  4. Het begrijpen van de impact van een leverancier die zijn service beëindigd of te maken krijgt met onvoorziene omstandigheden
  5. Wees duidelijk over de verantwoordelijkheden inzake de levering; wie doet wat?

Uiteindelijk moet u risico’s nemen, maar stop nooit met het leveren van uw visie!

Meer weten?

Beslissen inzake de juiste oplossing is slechts de eerste stap in het proces. Prodware is in staat om u te ondersteunen in elke fase, waaronder die van het advies, de ontwikkeling, de implementatie, en support en accountmanagement. Zo zorgen we ervoor dat u het maximale uit de software haalt. Als u hulp nodig heeft om te zien of er voldaan kan worden aan uw voorwaarden bij de op de markt zijnde oplossingen op het gebied van ERP-software bevelen wij de tool MijnERPKiezen ten zeerste aan.