Veel Nederlandse organisaties maken gebruik van meer dan 100 spreadsheets om hun bedrijf te beheren. Dat is een zorgwekkende trend. Microsoft Excel is een krachtige tool die persoonlijke productiviteit kan ondersteunen, maar wanneer het een integraal onderdeel van uw bedrijfsproces wordt, of erger nog, een hulpmiddel om transacties te bewerken, heeft het veel tekortkomingen.
Excel werd meer dan 20 jaar geleden in het leven geroepen als een nederige spreadsheetapplicatie, vergelijkbaar met Lotus 123. Het bestond uit een raster van rijen en kolommen en was een nuttig instrument voor databewerking en eenvoudige rekenkundige handelingen. In de loop der jaren – en door veel nieuwe releases – heeft Microsoft er een ongelooflijk krachtige en zeer geavanceerde tool van gemaakt. Excel kan omgaan met grote hoeveelheden data en eenvoudig toegang verschaffen tot externe gegevensbronnen. De presentatiefunctie kan gemodelleerd worden tot professioneel ogende rapporten en de programmering en macro-instrumenten zorgen voor een ontwikkelomgeving die het potentieel heeft om traditionele programmeertalen en gereedschappen te vervangen. Maar daarin schuilt het probleem; zijn kracht is ook zijn zwakte. Het wordt ook vaak gebruikt om snel zakelijke kwesties op te lossen.
Het verontrustende is dat de meeste gebruikers geen of zeer weinig training hebben gehad in het gebruik van Excel. Als u de gebruikers van Excel een enquête zou laten invullen, zou u ontdekken dat weinig mensen weten hoe ze in een formule correct naar cellen moeten verwijzen of de fouten begrijpen die het gevolg zijn van een eenvoudige knip en plak-actie.
Spreadsheet error
Er zijn veel onderzoeken uitgevoerd naar het aantal spreadsheets met fouten dat tussen de 80 en 90% ligt. Maar echt interessant is de impact van die fouten. Uit onderzoek van PwC blijkt dat 91% van de spreadsheets fouten bevatten met minstens een foutmarge van 5%. De Amerikaanse accountant Butler concludeerde dat 86% van de spreadsheetfouten zorgde voor te veel belasting betalen. Een financiële onjuistheid van de NASA resulteerde in een verschil van $ 644 miljoen op basis van onopgemerkte spreadsheetfouten. Zoek op het web en u zult veel meer ‘oorlogsverhalen’ vinden, maar die zijn meestal afkomstig van publieke instellingen omdat de private sector over het algemeen de vuile was niet buiten hangt.
De meest voorkomende fouten in spreadsheets hebben de volgende vormen:
- Fouten in de logica.
- Het gebruik van in codes vastgelegde waarden, bijv. BTW 17,5%.
- Kopieer- en plakhandelingen die onjuiste celverwijzingen creëren, bijv. het gebruik van absolute verwijzingen.
- Gebrekkige data-input.
- Cel-omissie van referenties, bijvoorbeeld SOM () die het verkeerde bereik van cellen aangeven.
Het ontwikkelen van een traditionele software-oplossing voor een zakelijk probleem betreft over het algemeen een specificatie die is getekend vanuit een zakelijk en technisch perspectief. Versiebeheer garandeert dat wijzigingen worden aangebracht op een gecontroleerde manier. Testen vindt plaats met het doel om bugs te verminderen of te elimineren. Professionele training zorgt dat gebruikers er alle vertrouwen in hebben en bekwaam zijn in het gebruik ervan. Spreadsheets lijken meer op een spelletje Russische roulette. Organisaties moeten hier controle over krijgen als ze het aantal fouten en de impact ervan willen terugbrengen.
Data, data overal…
Spreadsheets zijn standalone eilanden van gegevens die zelden gesynchroniseerd en vaak verouderd zijn. Wanneer meerdere gebruikers in dezelfde spreadsheet werken, kunnen zich allerlei onvoorziene problemen voordoen. Veel bedrijven proberen spreadsheets te gebruiken als vervanging voor een database. Dit is een veelvoorkomende en potentieel dure fout.
Vermijd risico’s door zakelijke managementoplossingen
Spreadsheets worden vaak verward met databasemanagement. In veel opzichten en qua concept lijken ze op elkaar, maar ze verschillen op een aantal kritieke punten.
Spreadsheets zijn vooral goed in ‘rekenwerk’ en indien ze goed geprogrammeerd zijn, kunnen ze mensen de resultaten geven waar ze naar op zoek zijn. Maar spreadsheets zijn speciaal ontworpen voor dat ene doel. Als u een nadere analyse van deze informatie nodig heeft, en dat is vaker wel dan niet het geval, dan moet u een nieuwe macro of een nieuw proces aanmaken om de huidige gegevens te transformeren.
Er bestaat geen vervanging voor een goed operationeel zakelijk systeem dat draait op een moderne database-engine. Dergelijke systemen worden over het algemeen toegepast op een gecontroleerde en goed doordachte manier. De benodigdheden worden gevalideerd en de oplossingen getest. De gebruikers dienen te worden opgeleid om op een goed competentieniveau te kunnen functioneren. Moderne zakelijke software-oplossingen moeten het bedrijfsproces van het begin tot het eind ondersteunen. Met een centrale database wordt data slechts eenmaal ingevoerd en gevalideerd. De beveiliging van gegevens zorgt ervoor dat wijzigingen worden bijgehouden. Degene met de juiste autoriteit controleert de toegang. Dit vermindert de kans op fouten en garandeert dat de waarde van de gegevens is beveiligd. Omdat de gegevens zich op een centrale locatie bevinden, kunnen ze worden beschermd. De waarden worden gerealiseerd door middel van moderne, krachtige rapportagetools.
Alle voordelen van een dergelijk systeem kunnen de kosten ervan ver overtreffen
Als uw bedrijf last heeft van een inefficiënt systeem of blootgesteld wordt aan ernstige potentiële fouten in spreadsheets, dan is het hoog tijd om eens goed na te denken over het beveiligen van uw bedrijf. Het komt aan op het gebruik van het juiste gereedschap voor de job. Wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op.
