Steeds meer bedrijven besluiten om met hun Microsoft Dynamics CRM omgeving de overstap te maken van on-premise naar online. Met de bedrijfsapplicatie Microsoft Dynamics 365 (Microsoft Dynamics CRM Online) uit de cloud heeft u immers minder beheerkosten, een overzichtelijk abonnement per gebruiker per maand en de software is altijd ‘update to date’. Een logische stap.
Documenten in Dynamics 365 met SharePoint
De kans is groot dat uw on-premise omgeving ook een groot aantal documenten (opmerkingen) bevat, gekoppeld aan de diverse entiteiten. Het is belangrijk om te weten dat het opslaan van grote hoeveelheden data bij CRM in de cloud een prijzige aangelegenheid kan zijn. Iets om dus bij stil te staan bij het overstappen. Gelukkig is er de mogelijkheid om SharePoint integratie in te stellen bij Microsoft Dynamics 365. De documenten worden dan opgeslagen in Microsoft SharePoint in plaats van in Dynamics 365, wat vele malen goedkoper is.
Integratie met SharePoint
Dit opslaan in SharePoint geldt echter alleen voor de nieuwe documenten. De documenten uit de on-premise omgeving zullen bij een migratie nog steeds als ‘opmerking’ worden overgezet. Prodware heeft om deze reden een generieke oplossing ontwikkeld, die deze documenten vanuit de on-premise omgeving naar SharePoint overzet en in Dynamics 365 bij de gerelateerde entiteit een link aanmaakt naar de locatie in SharePoint.
Software voor migratie documenten naar SharePoint
Uitgangspunt hierbij is dat alle overige entiteiten reeds – door onze CRM consultants – zijn gemigreerd naar de nieuwe online omgeving met behoud van de bestaande GUID (een unieke identificatiecode). Dit is belangrijk om in de nieuwe omgeving de koppeling te maken naar de locatie.
De locatie op SharePoint is een combinatie van de SharePoint URL, de entiteitnaam, de naam van het item en de GUID van het gerelateerde item.
[URL]/contact/Hugh_Jackman_9C034F9A492DDF1191A3005056B726E2
Of
[URL]/account/Coffee_Company_1A5FAEDE4F2DDF1191A3005056B726E2
Nadat er ook een SharePoint site is aangemaakt en de integratie met SharePoint is ingesteld, kan de software worden gestart.
Deze zal per entiteit de aanwezige opmerkingen/documenten inventariseren en per item een regel in een queue aanmaken met de eigenschappen ervan. In het configuratiebestand kan worden aangegeven voor welke gerelateerde entiteiten de opmerkingen/documenten naar SharePoint gaan.
Per regel in de queue zal de software:
- Het ‘opmerking’ record ophalen uit de on-premise omgeving
- Indien nodig in SharePoint een folder aanmaken voor de entiteit
- Het document naar de folder in SharePoint uploaden
- Indien nodig een Document locatie record in Dynamics 365 aanmaken voor de entiteit.
- De status van de regel in de queue updaten
U heeft de mogelijkheid om het proces tussendoor af te breken en op een later tijdstip voort te zetten. Soms is er een aanzienlijke hoeveelheid data over te zetten en het is niet altijd wenselijk om dat tijdens kantooruren te doen.
Wanneer de migratie succesvol is afgerond, kunt u de documenten terugvinden in de entiteit onder het Documenten menu item.
Snelle implementatie
Met de door Prodware ontwikkelde generieke oplossing kunt u in korte tijd tegen geringe kosten nog meer halen uit uw migratie van on-premise naar de cloud. Uw documentenbeheer is dan ook klaar voor de toekomst.
Heeft u interesse of wil u meer weten over de software, neem dan contact op met Prodware.
