Volgens een analyse van SPI Research voor Microsoft op basis van het onderzoek ‘2016 Services Industry Maturity Benchmark’ zijn er vandaag de dag drie opvallende uitdagingen die de noodzaak van Project Service Automation voor zakelijk dienstverleners belichten:
- De penetratie van nieuwe klanten is in de laatste drie jaar met meer dan 9% afgenomen. Het werven van nieuwe klanten wordt steeds moeilijker in een wereldwijde service-economie. Dit betekent dat geëvalueerde vormen van klantbeheer en retentie van cruciaal belang zijn.
- Het verloop van medewerkers is in de afgelopen drie jaar met meer dan 6% gestegen tot bijna 13%. Hierdoor is het moeilijker om klantrelaties te onderhouden, terwijl vervangings- en opleidingskosten van billable resources toenemen. Dit maakt investeringen in uw medewerkers van groot belang.
- Tussen 2015 en 2016 is de bezettingsgraad van resources met gemiddeld meer dan 5% afgenomen en die trend naar beneden lijkt door te zetten. Dit komt vooral voort uit een gebrek aan flexibiliteit en beperkte cross-functionele zichtbaarheid bij projectorganisaties. Het bevorderen van de samenwerking tussen verkoop- en projectserviceteams is van groot belang.
Project Service Automation voorziet projectorganisaties van één geïntegreerd systeem voor relatiebeheer, acquisitie, voorcalculatie, resourceplanning, urenschrijven en facturering.
Project Service Automation draagt bij aan winstgevende relaties
Omdat servicebedrijven kostbare, data- en systeemintensieve bedrijven zijn, kunnen er met verbeteringen in de efficiëntie van de verkoop aanzienlijke resultaten worden behaald. Een van de manieren waarop organisaties de typische verkoopcyclus kunnen inkorten of beter stroomlijnen, is het gebruik van portals (extranet). Klanten kunnen dan gemakkelijk real-time samenwerken met accountmanagers en afspraken maken. Ze kunnen samen de scope van projecten en de benodigde resources aanpassen en actualiseren, algemene en privéberichten verzenden, en, omdat ze op hetzelfde platform werken, hebben beide belangstellenden een volledig inzicht. De klant kan nu de status van de gehele levenscyclus van het project bekijken, met inbegrip van alle facturen. Op zijn beurt kan uw verkoopteam zich concentreren op activiteiten met toegevoegde waarde, in plaats van administratie.
Volgens het onderzoek ‘3 Amazing Facts You Didn’t Know About Time Tracking Software’ bleek dat gemiddeld elk jaar ongeveer €100k verloren gaat door het niet nauwkeurig volgen van de tijdsplanning. Door projectteams en projectmanagers te voorzien van een geconsolideerd overzicht van persoonlijke afspraken en projecttaken op hun normale Exchange agenda’s in Outlook en op hun mobiele apparaten, hebben organisaties beter inzicht in mogelijke verbeteringen op het gebied van tijd- en kostenmanagement.
Project Service Automation zorgt voor productievere teams
De hoekstenen van een succesvol project zijn effectief resource management, het vermogen om projecten te plannen en constructieve samenwerking.
Volgens ConnectWise in hun blog ‘Booked Up and Billable Best Practice’ is een gezonde maatstaf voor de omzet als een factor van het salaris van uw billable medewerker 2,5. U dient zowel de factureerbare als niet-factureerbare tijd na te gaan: “Geen taak van een klantproject is te klein om bij te houden – telefoontjes, e-mails, teksten, reistijd, coördinatie, planning, proeflezen, onderzoeken, het overzetten van bestanden, etc.”
Projectplanning is de sleutel tot vermindering van projectoverschrijdingen, volgens het Project Management Institute. In hun rapport ‘Project schedule and cost overruns’ schreven ze dat 72% van de projecten te lijden heeft van verkeerde inschattingen.
Door uw werkomgeving en projectmanagementteams uit te rusten met bekende tools die volledig integreren met de gebruikelijke managementtools (bijvoorbeeld Microsoft Project), worden uw medewerkers efficiënter, wordt de noodzaak om te schakelen tussen applicaties teruggebracht en kunnen samenhangende overzichten van het project en zijn resources worden verkregen.
Aberdeen Group schreef dat de hoeveelheid stipt afgeleverde projecten met een indrukwekkende 122% steeg als de organisatie een samenwerkingsstrategie hanteert. Als projectorganisaties een dergelijke strategie kunnen leveren en gebruikmaken van bekende technologieën, zoals Microsoft Office 365 for Groups, waar de projectplannen automatisch worden aangemaakt en agenda-items in teamagenda’s worden getoond in relatie tot hun projecttaken, wordt samenwerking op een praktisch niveau mogelijk voor uw medewerkers. Omdat het af te leveren project gemakkelijker voor iedereen beschikbaar is, wordt het risico voor het management kleiner dat ze hun SLA’s (Service Level Agreements) niet halen. Microsoft Office 365 for Groups is standaard geïntegreerd in het Dynamics 365 platform en maakt samenwerken in projecten zeer gebruiksvriendelijk en efficiënt.
Afgezien van de samenwerking binnen het projectteam is het essentieel dat uw verkoop- en marketingteams kunnen samenwerken met het projectbureau om de hoeveelheid werk goed in te schatten en om accurate voorstellen te produceren qua tijd, resources en kosten.
Met Dynamics 365 for Sales hebben uw verkopers tools in handen die volledig integreren met Dynamics 365 for Project Service Automation. Dit voorziet u van de beste mogelijkheden op alle gebieden en garandeert een soepele overgang van de begroting naar de kick-off van een project. De urenverantwoording kan naast boeken in het planbord ook middels de gratis app voor Windows, Android en Apple IOS devices. Zeer laagdrempelig en gebruiksvriendelijk.
Project Service Automation ondersteunt groei en innovatie
Als een manager inzicht heeft in de winstgevendheid van een project, de mate van factureerbaarheid van zijn medewerkers, de verkoopcycli en de kostenoverschrijdingen, dan heeft hij dus ook de mogelijkheid om risico’s te minimaliseren, trends te ontdekken en het bedrijf te laten groeien.
Het met Microsoft Power BI geïntegreerde Dynamics 365 geeft het management toegang tot dashboards die een goede basis bieden voor beslissingen over nieuwe klantpenetratie, de productiviteit van medewerkers, KPI’s en wel of niet winstgevende projecten.
Wat is Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation?
Met de software-oplossing Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation ondersteunt u uw projectteams bij het:
- Plannen (Gantt charts of middels MS Project addin), inschatten en begroten (voorcalculatie) van meerdaagse projecten;
- optimaliseren van de bezettingsgraad van resources;
- traceren en goedkeuren van projecttaken en financiën;
- en monitoren van prestatiecijfers.
Bent u benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation voor uw organisatie kan betekenen?
