De uitspraak “Het lijkt mij goed om ook dit toe te voegen”, is vaak het begin van een nachtmerrie voor projectmanagers.
Als de omvang en reikwijdte van een project ongecontroleerd veranderen, terwijl budgetten en tijdslijnen hetzelfde blijven, heet dit een ‘scope creep’.
Het is duidelijk dat wanneer er tijd en geld geïnvesteerd wordt in zaken die niet op de planning stonden, dit problemen oplevert en een project zelfs om zeep kan helpen.
Vijf factoren die de kans op een scope creep vergroten
Tijdens mijn werk als projectmanager bij Prodware kom ik steeds dezelfde factoren tegen die de kans op een scope creep vergroten. Graag vat ik deze samen in 5 tips die helpen voorkomen dat een scope creep langzaam maar zeker de reikwijdte van uw project opblaast.
1. Gebrek aan details
De grootste boosdoener is vaagheid. Wanneer er geen duidelijk omschreven en gecontroleerde projectomvang en -grenzen zijn, zal de omvang van het project gegarandeerd veranderen. Het is van belang dat de scope duidelijk wordt vastgelegd en voortdurend helder wordt gecommuniceerd.
TIP: Besteed voldoende tijd aan het concretiseren van de scope. Zo kunnen verwachtingen worden gemanaged, komen er geen verrassingen en begrijpen alle stakeholders precies wat ze aan het einde van het project krijgen.
2. Zwak leiderschap
Stakeholders zullen proberen de scope te veranderen om te krijgen wat ze willen. Zeker als ze het gevoel hebben dat zij de projectmanager makkelijk kunnen overtroeven.
TIP: Het is belangrijk om stand te houden als de eisen de reikwijdte van het project beginnen op te blazen. De manager van het project moet bijvoorbeeld sterk kunnen communiceren via lichaamstaal tijdens vergaderingen.
3. Verschillende meningen van belanghebbenden
Als er te veel belanghebbenden zijn, zijn er vaak te veel meningen en uiteenlopende beweegredenen. Persoonlijke drijfveren zijn van invloed op wat mensen vinden en wat volgens hen prioriteit moet krijgen.
TIP: Beperk en kanaliseer belanghebbenden, zodat tot een gemeenschappelijke basis gekomen kan worden.
4. Feedback van de ter 11e uur betrokkenen
Als niet alle stakeholders vanaf het begin betrokken zijn en ze halverwege of tegen het einde van een project naar voren komen, kunnen ze feedback geven die nog nooit eerder was gehoord. Dit is een directe scope creep.
TIP: Door vroeg en vaak met alle betrokkenen samen te werken, wordt het risico om iets te leveren dat niet nodig of ongewild is kleiner. Een goede projectmanager zorgt ervoor op de juiste momenten de communicatielijnen open te hebben, zodat de ideeën en de feedback tijdig gesignaleerd worden.
5. Onvoldoende project governance
Het belangrijkste risico dat vaak tot een scope creep leidt, is onvoldoende governance tijdens het project. Betrokkenen en ook consultants zijn uit op het optimale en vergeten wat is overeengekomen. Een daadwerkelijke change procedure met een change controle board ontbreekt dan of is niet effectief.
TIP: Zorg dat elk project een change procedure met een change controle board heeft en dat iedereen weet dat dit de enige manier is om van de scope af te wijken.
Hoe kan ik u verder helpen?
Als projectmanager neem ik de verantwoordelijkheid om op tijd, binnen budget en naar tevredenheid uw project op te leveren. Hierbij hanteer ik een standaard implementatiemethodiek die erop gericht is uw doelstellingen zo effectief en efficiënt mogelijk te verwezenlijken. Lees meer over deze implementatiemethodiek in deze blog.
