Het gaat in deze tijd steeds minder om eigendom, maar vooral om toegang. Deze uitspraak geldt inmiddels ook voor uw essentiële kantoorsoftware. Microsoft biedt met Office 365 een integrale set aan cloudoplossingen. Office 365 is de SaaS-versie (software-as-a-service) van zakelijke Microsoft-producten zoals Office Professional Plus, Exchange, Skype for Business, SharePoint, Yammer en OneDrive. Prodware is de gecertificeerde partner die ervoor zorgt dat elke medewerker ook optimaal gebruikmaakt van alle mogelijkheden. Een ding is daarbij zeker: samenwerken, kennisdelen en communiceren wordt leuker dan ooit. Bij alle MKB-klanten waar we deze oplossing implementeren zien we dan ook dezelfde reacties: wat een gemak, wat een voordelen en wat een besparingen. Dit is exact hoe kantoorsoftware moet werken.
Office 365 leidt tot lagere totale bedrijfskosten en verbetert de productiviteit
Microsoft heeft Forrester Consulting opdracht gegeven voor een Total Economic Impact™-onderzoek (TEI) en om te onderzoeken wat de potentiële ROI-waarde is voor organisaties van het implementeren van Office 365. In het complete 41 pagina’s tellende rapport wordt aangegeven dat het doel van dit onderzoek is om lezers bij MKB-bedrijven (één tot 250 gebruikers) een kader te bieden om de potentiële financiële impact van Office 365 op hun organisaties te evalueren.
Om een beter inzicht te krijgen in de baten, kosten en risico’s die zijn verbonden aan de implementatie van Office 365, heeft Forrester met vier bestaande klanten gesproken die een aantal jaar ervaring hebben met Office 365 en een online enquête gehouden onder 204 organisaties die ook met de oplossing werken.
Vóór Office 365 werkten deze klanten met een combinatie van lokale hulpmiddelen voor e-mail en productiviteit, weboplossingen voor samenwerking en het delen van bestanden. Toen hun bedrijven groeiden, werd de grens voor het ondersteunen en onderhouden van deze hulpmiddelen bereikt en raakten medewerkers gefrustreerd door de trage verbindingen en de beperkte mogelijkheden om ook onderweg productief te zijn. De bedrijven kregen te kampen met dubbele kosten omdat IT-ondersteuning strategische tijd gebruikte voor het oplossen van technische problemen. Deze beperkingen werden groeipijnen, met bijvoorbeeld medewerkers die hun eigen logingegevens gebruiken voor het delen van bestanden en chatten, en het ontbreken van een uniforme, verantwoorde presentatie aan klanten met consistente hulpmiddelen.
Met Office 365 kunnen klanten de software eenvoudig laten meegroeien, met hogere productiviteit en meer samenwerking voor hun mobiele medewerkers en het voorkomen van infrastructuurkosten en uitval. Volgens de VP van een landschapinrichtingsbedrijf: “De sfeer was niet best omdat de oude technologie op sterven na dood was en de medewerkers waren gefrustreerd omdat ze hun werk niet konden doen. Het was bijna zover dat ik hierdoor personeel kwijt zou raken, omdat de klanten hen onder druk zetten. Technologie was het probleem, met een grote impact op het bedrijf.”
Zoals aangegeven telt het complete rapport 41 pagina’s. Om u een snel overzicht van de bevindingen te geven en met gemak te laten bepalen of u het de moeite waard lijkt om het hele rapport te downloaden, hebben wij de 5 belangrijkste voordelen en daarmee samenhangende gekwantificeerde baten van Office 365 uit het onderzoek hieronder op een rij gezet.
De 5 belangrijkste voordelen en daarmee samenhangende gekwantificeerde baten uit het onderzoek van Forrester Consulting
1. Technologie
Omvat besparingen op hardware en software en minder IT-werkzaamheden.
- Verbeterde bedrijfscontinuïteit, voorkomen van verlies van factureerbare uren ter waarde van $15.000 per jaar.
- Dat scheelt $18.000 aan hardwareupgrades, inclusief een server en laptops.
- Een afname van $8.100 voor software en services van derden per jaar.
- Een reductie voor IT-ondersteuning met 19%.
2. Mobiliteit
Kijkt hoe de efficiency van medewerkers verbetert doordat ze altijd en overal toegang hebben tot informatie, wat leidt tot een kortere time-to-market.
- Hogere productiviteit van mobiele medewerkers, met een besparing van 45 uur per mobiele medewerker.
- De nieuwe definitie van ‘bureau’ is een locatie waar dan ook ter wereld met een café of een mobiele verbinding.
3. Controle en compliance
Probeert de kosten en inspanningen voor compliance te verlagen door geïntegreerde industriestandaarden en best practices.
- Een reductie van beveiligings-, risico- en compliancekosten van $4.929 in drie jaar.
4. Business Intelligence
Onderzoekt mogelijkheden om betere beslissingen te nemen door tijdiger toegang tot gegevens uit verschillende opslagplaatsen. Korte beslistijden kunnen leiden tot hogere productiviteit van medewerkers.
- Een reductie van 17% voor de tijd die nodig is voor besluitvorming.
5. Real-time communicatie
Evaluatie van hoe Skype for Business en andere voorzieningen van Office 365 de samenwerking hebben verbeterd, bedrijfsprocessen hebben gestroomlijnd en de productiviteit verhoogd.
- Verbeterde samenwerking en het delen van vertrouwelijke informatie.
Wilt u meer te weten komen over Office 365 en de mogelijkheden voor uw organisatie? Aarzel niet om contact met ons op te nemen.
Download het volledige rapport van Forrester Consulting hier.
